Desde que começamos, nós da Amanaiê fazemos bastante trabalho remoto. O meu sócio, Michael Nicklas fica em New York, eu em São Paulo, temos equipes de desenvolvimento em Brasília e em Belo Horizonte.

E mesmo entre as outras pessoas que trabalham no nosso “escritório” em São Paulo, rolam “fuso-horários” de acordo com o horário de trabalho que cada um faz. Por conta disso, fazemos toda a nossa comunicação e gestão pela web e escolhemos os softwares da 37 Signals para fazer isso.

basecamp

O basecamp é matador para gerenciar projetos. Ele é simples, do tipo de simplicidade que faz você esquecer que está usando um software, ele não aparece.

Claro, é preciso fazer alguns ajustes no fluxo de trabalho. Um exemplo: trabalhamos com a metodologia de desenvolvimento ágil Scrum. O pessoal que usa Scrum gosta de ter um quadro com tarefas escritas em post-its. Como não dá pra ver os post-its grudados em quadros físicos à muita distância, – digamos, há uns 3 metros já não dá pra ler nada – fica meio difícil pra gente de SP ou NY ver as tarefas dos times em BH e BSB :/ então usamos as to-dos do backpack, que são excelentes porque é possível até fazer comentários em cada tarefa.

Outra coisa boa do basecamp é eliminar a troca de emails, que ninguém além de quem está conversando pode ver, para as messages, que todos os envolvidos com o projeto podem acessar. Aliás, poder receber updates e enviar qualquer tipo de conteúdo por email é realmente uma mão na roda.

backpack

O backpack não faz muita coisa, basicamente, na verdade, ele poderia ser visto como um ótimo WYSIWYG, um fazedor de páginas web. Não tem muita coisa que ele faça que não se possa fazer com as ferramentas do google, ou um wordpress interno.

Ele serve muito bem para comunicações internas que não estão relacionadas com projetos em andamento (porque para projetos, tem o basecamp). A idéia é ser uma maneira bem simples de ter uma intranet da empresa.

E para essas coisas ele é mesmo fantástico porque cria naturalmente elementos comuns a este tipo de página, como listas, imagens, notas… E em cada item é possível fazer comentários, o que ajuda muito a manter as conversas em seu contexto.

A vantagem dele sobre os outros que eu citei é: vc não precisa pensar em nada do programa, apenas crie uma nova página e coloque o conteúdo que quiser e compartilhe com quem quiser. Mais uma vez: ele sai da sua frente.

Além disso, o backpack tem o Journal, um twitter interno. Lá é possível ir dando um status do que está rolando na empresa enquanto as coisas estão acontecendo.

highrise

Esse sem dúvida, depois de um tempo de uso, é o mais essencial de todos. Eu não saberia o que fazer sem ele. Todos os contatos com todos os nossos clientes, seja por email ou qualquer outro tipo, são documentados lá.

Temos um histórico de tudo que conversamos com cada um dos nossos contatos na web. Assim, ficamos com todos os benefícios do CRM, sem precisar de um complexo e caro software normal de CRM.

campfire

Eu me lembro bem do ICQ, o primeiro dos instant messengers. O ícone das mensagens era um post-it. A idéia por trás do ícone, e do software, inicialmente, era poder deixar recados rápidos para os amigos, não era pra ser um meio de comunicação, como se tornou hoje em dia, chegando a substituir telefone e as vezes até o contato físico com uma pessoa que está na sala ao lado ou até na sua frente.

Internamente, na comunicação de uma empresa, na minha opinião, o IM deveria também ser visto assim: uma ferramenta para recados rápidos. No entanto, é muito interessante poder fazer um chat com a equipe, principalmente equipes remotas como nós trabalhamos aqui.

O google talk, embora seja excelente, não nos dá a capacidade de poder compartilhar o conteúdo gerado num chat com toda a equipe. Aí entra o campfire: fazemos chats lá, e o histórico fica guardado para uma consulta posterior, e os arquivos compartilhados durante a conversa também ficam lá para serem baixados depois.

iphone / mobile

Outra vantagem de ter tudo na web é poder acessar em qualquer lugar. Além de poder ver tudo em qualquer computador, todos esses programas têm aplicativos para o iPhone, a maioria criados por terceiros usando as APIs abertas da 37Signals. Tem o Growndwork e Outpost para o Basecamp, Frontpocket para Backpack, MobRise para highrise, e o campfire já funciona com sua interface nativamente adaptada para iphone.

Conclusão

 É difícil, principalmente pra quem está acostumado a ter todo mundo junto fisicamente, aprender a se comunicar bem através destes tipos de ferramentas. É preciso aprender e se adaptar. Mas vale muito a pena.

Há diversas empresas que trabalham com essas ferramentas mesmo sem terem os funcionários remotos, porque elas ajudam na gestão do conhecimento e acabam nos forçando a ter processos de comunicação internos muito bem desenvolvidos e ajustados.

E o legal é que, como todos esses softwares são web e trabalham no modelo fremium, você pode dar uma testada neles “sem compromisso” :)